schooltrajecten

Kwaliteitsmanagement certificaat voor vrijescholen
Certificering volgens de PAN-Q norm

BVS schooladvies (BVS) heeft een certificatieteam, bestaande uit auditoren (het auditteam) en een kwalificatiemanager. De school wordt bezocht door de auditor(en). De auditor toetst in de school aan de hand van de PAN-Q-norm. De kwalificatiemanager verleent uiteindelijk de kwalificatie.

1 Auditproces
De kwalificatie-audits bestaan uit een initiële audit (1.1) en opvolgingsaudits (1.2).

1.1 Initiële audit
De initiële audit bestaat uit
1. een documentatie-audit: in de documentatie-audit wordt getoetst of de PAN-Q-norm voldoende is uitgewerkt in de documentatie.
2. een implementatie-audit: in de implementatie-audit wordt getoetst of het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem in de praktijk voldoet aan alle eisen van de PAN-Q-norm. In deze laatste audit kunnen aspecten aan de orde komen die niet beschreven (hoeven) zijn in de kwaliteitsdocumentatie, maar die wel als eis gesteld zijn in de norm. Met andere woorden: niet alle eisen uit de norm hoeven beschreven te zijn in de kwaliteitsdocumentatie.

De auditor stelt binnen twee weken een rapportage op naar aanleiding van de audit. De school heeft de mogelijkheid om de conclusies in de rapportage in te zien en een reactie op de rapportage te maken alvorens deze definitief bij de kwalificatiemanager wordt ingediend. De kwalificatiemanager beslist op basis van een rapportage van het auditteam binnen vier weken na afronding van de rapportage.

Indien de kwalificatiemanager geen goedkeuring voor kwalificatie kan verlenen zijn er diverse mogelijkheden. De school neemt binnen de afgesproken tijd corrigerende maatregelen om de afwijkingen van de norm te herstellen. De resultaten daarvan kunnen worden getoetst door:
- Schriftelijke bewijslast van de school
- Eventueel een extra audit om de implementatie te toetsen.

Alle maatregelen dienen binnen 5 maanden te zijn uitgevoerd en getoetst door de externe auditor.

Extra activiteiten van de auditor naar aanleiding van deze maatregelen worden aanvullend in rekening gebracht. Indien de maatregelen niet binnen 5 maanden voldoende zijn uitgevoerd, dient een volledige nieuwe initiële audit te worden uitgevoerd. De externe audit moet in zijn geheel opnieuw worden uitgevoerd. De bestede tijd wordt op dat moment gefactureerd.

1.2 Opvolgingsaudits
De opvolgingsaudits vinden minimaal jaarlijks plaats. In de periode van kwalificatie wordt de gehele norm getoetst. De planning van de onderwerpen is afhankelijk van de gevonden opmerkingen in de initiële audit en de opvolgingsaudits. Voordat een opvolgingsaudit plaatsvindt wordt een programma opgesteld waarin de onderdelen duidelijk vermeld staan.

Bij gevonden afwijkingen en tekortkomingen gelden dezelfde regels voor corrigerende maatregelen als bij de initiële audit. Bij ernstige tekortkomingen is het reglement van toepassing met betrekking tot schorsing en intrekking van de kwalificatie.

2 Omvang van de auditdagen
De omvang van de externe audits is afhankelijk van de omvang en complexiteit van de schoolorganisatie. Er vanuitgaande dat uw school 1 locatie heeft zijn de volgende auditdagen van toepassing:

Kwalificatie-     Kwalitficatie-                   Aantal auditdagen    Cumulatief
niveau              omschrijving                   (conform PAN-Q)      (in 1 x kwalific)1                      Aspirant                          1 dag                        1 dag
2                      Verbeterkwalificatie        0,5 dag                     1,5 dag
3                      Basiskwalificatie             1 dag                        2 dagen
4                      Managementkwalificatie 0,5 dag                     2,5 dagen
5                      Hercertificering-volledig  2 dagen                    
Vervolg audits                                         1 dag per jaar

Naast deze auditbezoeken heeft het auditteam tijd nodig om de rapportage uit te werken. Hiervoor wordt een halve dag gerekend per audit.

3 Kwalificatie-certificaat
Na kwalificatie ontvangt u van BVS 2 exemplaren van het kwalificatie-certificaat. BVS vermeldt op haar website dat de betreffende school is gekwalificeerd en voor welke kwalificatie. U hebt vervolgens de mogelijkheid om uw kwalificatie kenbaar te maken in uitingen naar buiten met vermelding van de kwalificatie-omschrijving en verwijzing naar de BVS.

4 Geldigheid kwalificatie
Een aspirant-kwalificatie en verbeterkwalificatie zijn maximaal een jaar geldig. De overige kwalificaties zijn vier jaar geldig. Wanneer in het groeiproces van de kwalificaties meer dan vier jaar omvat, wordt vier jaar na de initiële audit weer een nieuwe initiële audit uitgevoerd.

5 Externe auditoren
De eisen die wij stellen aan de externe auditoren zijn de volgende:

  • heeft kennis van:
    • de PAN-Q-norm,
    • achtergronden van het vrijeschoolonderwijs
  • is opgeleid als auditor
  • heeft een onafhankelijke positie ten opzichte van de school en ten opzichte van het proces van ontwerp en implementatie van het kwaliteitsmanagementsysteem van de school. Dat wil zeggen dat hij/zij de laatste 2 jaar niet is betrokken bij de ontwikkeling en/of verbetering van het kwaliteitsmanagementsysteem dan wel interne audits heeft uitgevoerd in deze periode
  • wordt periodiek bijgeschoold op het gebied van het uitvoeren van het uitvoeren van audits
  • voert tenminste vijf audits per jaar uit in het vrijeschoolonderwijs of daarbuiten.

.
Gerelateerd aanbod
Kwaliteitszorg
Vragenlijsten via SurveyMonkey
WMKPO/VO